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Comment organiser une réunion?

Planification :

  1. Déterminer l’événement qui aura lieu
  2. Décider des dates et lieux possibles pour la réunion (critères : commodité, proximité, permission d’apporter de la nourriture)
  3. Estimer le nombre de participants
  4. Contacter les invités
  5. Confirmer la date, l’heure et le lieu
  6. Déterminer le prix d’admission, si applicable (réduction pour les membres)

Publicit?et RSVP :

  1. Contacter par courriel : GOLD, étudiants, membres des comités de section, autres membres des sections
  2. Annoncer l’èvénement sur le site web de GOLD
  3. Annoncer l’èvénement dans le newsletter de GOLD (contacter le coordinateur GOLD de la région 7)
  4. Annoncer l’èvénement dans le newsletter de la section
  5. Afficher dans les écoles locales
  6. Téléphoner aux particuliers

On y est presque :

  1. Réserver l’équipement audio-visuel, les chaises, tables et le lieu de rencontre
  2. Contacter les invités et les participants pour leur remèmorer l’événement et les détails quant au lieu de sa tenue, une semaine, puis une journée à l’avance
  3. Commander ou acheter la nourriture et les boissons
  4. Se procurer les clés du lieu de rencontre
  5. Aller chercher les invités et les participants

Un peu d’exercise :

  1. Prendre les présences ou recueillir une liste des participants
  2. Récolter (à la porte) le prix d’admission tel que publicis?
  3. Souhaiter la bienvenue aux participants lorsqu’ils seront assis
  4. Présenter brièvement l’IEEE et GOLD
  5. Introduire les invités
  6. Écouter la présentation des invités
  7. Pause - collation et boisson
  8. Continuer la présentation
  9. Inviter les questions, réponses
  10. Remercier les invités
  11. Présenter un cadeau / certificat en guise de remerciement
  12. Announcer le prochain événement
  13. Remercier tous les participants
  14. Nettoyer la salle de réunion

Après la réunion :

  1. Retourner l’équipement audio-visuel
  2. Retourner les clés du local

Ce n’est pas fini?

  1. Dresser un rapport L-31
  2. Mettre à jour le rapport financier
  3. Mettre à jour le site web GOLD
  4. Mettre à jour le site web de l’IEEE Canada

Maintenant c’est fini !     Félicitations!


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